Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van Meerstaat, de meerwerk-app van Root & Logic, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99171902, btw-nummer NL868842266B01, gevestigd aan Schootense Loop 4-E, 5708 HX Helmond. Vragen over deze voorwaarden kunnen naar info@meerstaat.nl.
Artikel 1. Definities
1.1Meerstaat: Root & Logic, de aanbieder van de dienst, in deze voorwaarden ook aangeduid met de productnaam Meerstaat.
1.2De dienst: de online software van Meerstaat waarmee meerwerk wordt vastgelegd, beoordeeld en geëxporteerd, aangeboden als webapplicatie (PWA) op app.meerstaat.nl, inclusief de bijbehorende REST API en webhooks.
1.3Opdrachtgever: het bedrijf dat een overeenkomst met Meerstaat sluit voor het gebruik van de dienst, bijvoorbeeld een loodgieters-, schilders-, installatie- of stukadoorsbedrijf.
1.4Eigenaar: de gebruiker binnen het account van de opdrachtgever met de rol eigenaar, die medewerkers uitnodigt, meerwerk beoordeelt, exporteert en het abonnement beheert.
1.5Medewerker: een gebruiker met de rol medewerker, die meerwerk vastlegt. Een medewerker telt mee voor het abonnementsbedrag zodra hij de uitnodiging heeft aangenomen en toegang tot de dienst heeft, en blijft meetellen zolang de opdrachtgever die toegang niet heeft ingetrokken. Het meetellen hangt uitsluitend aan de toegang: een medewerker die in een maand geen meerwerk vastlegt telt gewoon mee, en een uitnodiging die nog openstaat telt niet mee. Een medewerker van wie de toegang is ingetrokken telt vanaf dat moment niet meer mee, ook al bestaat diens account nog. De eigenaar telt nooit mee.
1.6Bon of meerwerkpost: een in de dienst vastgelegde registratie van meerwerk, die kan bestaan uit foto's, GPS-locatie, tijdstip, klus, omschrijving, bedrag en de naam van de medewerker.
1.7Klantgegevens: alle gegevens die de opdrachtgever en diens medewerkers in de dienst invoeren of via de dienst laten verwerken, waaronder bonnen, foto's, klusgegevens en gegevens van eindklanten van de opdrachtgever.
1.8Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst die als bijlage onderdeel is van de overeenkomst (zie artikel 12).
Artikel 2. Toepasselijkheid
2.1Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding en overeenkomst tussen Meerstaat en de opdrachtgever over de dienst.
2.2De dienst is bedoeld voor zakelijk gebruik. De opdrachtgever handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Consumentenrecht is niet van toepassing.
2.3Inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Meerstaat die schriftelijk heeft aanvaard.
2.4Als een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Meerstaat en de opdrachtgever vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 3. Totstandkoming en proefperiode
3.1De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever een account aanmaakt en deze voorwaarden accepteert.
3.2Nieuwe accounts starten met een proefperiode van 14 dagen. Tijdens de proefperiode zijn geen betaalgegevens nodig en is de volledige dienst beschikbaar.
3.3Wil de opdrachtgever na de proefperiode doorgaan, dan stelt de opdrachtgever een betaalmandaat in via Mollie (artikel 6). Zonder mandaat wordt de toegang tot de dienst na afloop van de proefperiode beperkt totdat de betaling is geregeld; de klantgegevens blijven daarbij bewaard binnen de termijnen van artikel 7.
3.4Meerstaat mag een aanvraag voor een account weigeren zonder opgave van redenen, bijvoorbeeld bij eerder misbruik.
Artikel 4. De dienst en beschikbaarheid
4.1Meerstaat spant zich in om de dienst zorgvuldig en met goede beschikbaarheid te leveren. Dit is een inspanningsverplichting; Meerstaat garandeert geen specifiek beschikbaarheidspercentage en er geldt geen SLA.
4.2Meerstaat mag de dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud. Gepland onderhoud met verwachte merkbare impact kondigt Meerstaat waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aan en plant Meerstaat zoveel mogelijk buiten Nederlandse werktijden.
4.3De app werkt ook zonder internetverbinding: bonnen worden dan op het toestel opgeslagen en verstuurd zodra er weer bereik is. De opdrachtgever begrijpt dat een bon pas in het account staat nadat die is verstuurd.
4.4Meerstaat mag de dienst doorontwikkelen en functies wijzigen, toevoegen of vervallen laten verklaren, zolang de kern van de dienst (het vastleggen, beoordelen en exporteren van meerwerk) beschikbaar blijft. Bij het vervallen van een wezenlijke functie informeert Meerstaat de opdrachtgever tijdig vooraf.
4.5Voor de REST API en webhooks gelden redelijke gebruikslimieten. Meerstaat mag toegang tot de API tijdelijk beperken bij gebruik dat de stabiliteit van de dienst voor anderen bedreigt.
Artikel 5. Accounts en verantwoordelijkheid van de opdrachtgever
5.1De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van de dienst binnen diens account, ook voor het gebruik door medewerkers. Inloggegevens en API-sleutels zijn vertrouwelijk; de opdrachtgever meldt misbruik of een vermoed lek direct aan Meerstaat via info@meerstaat.nl.
5.2De opdrachtgever zorgt ervoor dat de ingevoerde klantgegevens juist zijn en dat de opdrachtgever gerechtigd is die gegevens in de dienst te laten verwerken, waaronder gegevens en foto's die betrekking hebben op eindklanten van de opdrachtgever (zoals naam, adres en beelden van woningen of interieurs).
5.3De dienst legt per bon vast: foto's, GPS-locatie, tijdstip, klus, omschrijving en de naam van de medewerker. Dat is feitelijk een vorm van registratie van werknemersgegevens. De opdrachtgever is als werkgever en verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor:
a.het vooraf en begrijpelijk informeren van medewerkers over welke gegevens worden vastgelegd (locatie, foto, tijdstip, naam), met welk doel en hoe lang die worden bewaard;
b.het beoordelen of voor de inzet van de dienst instemming van een ondernemingsraad nodig is (artikel 27 Wet op de ondernemingsraden), en het verkrijgen daarvan waar vereist;
c.het naleven van de AVG richting medewerkers en eindklanten, waaronder het afhandelen van verzoeken tot inzage, correctie en verwijdering;
d.het beoordelen of voor de inzet van de dienst een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) nodig is en het uitvoeren daarvan waar vereist; systematische monitoring van werknemers staat op de lijst van verwerkingen waarvoor de Autoriteit Persoonsgegevens een DPIA verplicht stelt.
5.4Meerstaat ondersteunt de opdrachtgever bij de verplichtingen uit lid 5.3 sub c: de dienst biedt inzage in en export (CSV) van de vastgelegde gegevens, en Meerstaat verwijdert gegevens op verzoek van de opdrachtgever conform de verwerkersovereenkomst.
5.5Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, om inbreuk te maken op rechten van derden, om de beveiliging van de dienst te testen of te omzeilen zonder schriftelijke toestemming, of om de dienst door te verkopen aan derden zonder schriftelijke toestemming van Meerstaat.
5.6Bij ernstige of herhaalde schending van dit artikel mag Meerstaat het account opschorten en, als de schending na waarschuwing voortduurt, de overeenkomst beëindigen. Meerstaat informeert de opdrachtgever daarover gemotiveerd.
Artikel 6. Prijzen en betaling
6.1De prijs bedraagt 9 euro per maand voor elke medewerker met toegang tot de dienst, exclusief 21% btw, zoals omschreven in lid 1.5. Het account van de eigenaar is gratis. Een account waarin geen enkele medewerker toegang heeft, heeft geen abonnement nodig.
6.2Betaling verloopt via betaaldienstverlener Mollie B.V. Voor het instellen van een incassomandaat doet de opdrachtgever een eenmalige verificatiebetaling van 1 cent (het minimum voor iDEAL). Daarna wordt het abonnementsbedrag maandelijks automatisch geïncasseerd, inclusief btw.
6.3Het aantal in rekening gebrachte medewerkers wordt gebaseerd op het aantal medewerkers met toegang tot de dienst, zoals omschreven in lid 1.5. Neemt een medewerker de uitnodiging aan, dan telt hij vanaf dat moment mee. Trekt de opdrachtgever de toegang van een medewerker in, dan telt die medewerker vanaf dat moment niet meer mee. Bij elke wijziging van het aantal medewerkers met toegang past Meerstaat het abonnementsbedrag direct aan; het nieuwe bedrag geldt vanaf de eerstvolgende maandelijkse incasso. Binnen de lopende maand vindt geen verrekening plaats.
6.4Mislukt een incasso, dan meldt de dienst dat aan de opdrachtgever in de app: boven aan elk scherm van de eigenaar staat dat de laatste betaling niet is gelukt, met de knop om de betaling te herstellen. Meerstaat verstuurt daar geen e-mail over. De dienst verstuurt namelijk maar twee automatische e-mails, allebei vanaf noreply@meerstaat.nl: de uitnodiging voor een medewerker en de wachtwoordherstelmail. Alle andere berichten die in deze voorwaarden, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst worden beloofd, worden per geval met de hand verstuurd vanaf info@meerstaat.nl. Blijft betaling uit, dan mag Meerstaat de toegang tot de dienst opschorten totdat het openstaande bedrag is voldaan, na een aankondiging in de app met een redelijke termijn. Opschorting ontslaat de opdrachtgever niet van de betalingsverplichting over de al verstreken periode. Klantgegevens worden tijdens een opschorting niet verwijderd binnen de termijnen van artikel 7.
6.5Meerstaat mag de prijzen wijzigen met een aankondiging van ten minste 30 dagen. Is de opdrachtgever het niet eens met een prijsverhoging, dan kan de opdrachtgever opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat. Meerstaat geeft geen prijsgarantie: er is geen tarief dat voor een bestaande opdrachtgever bevroren blijft.
6.6Bezwaren tegen een afschrijving meldt de opdrachtgever binnen een redelijke termijn aan info@meerstaat.nl. Een bezwaar schort de overige betalingsverplichtingen niet op.
6.7Van elke incasso legt Meerstaat het bedrag exclusief btw, de btw en het bedrag inclusief btw vast, met de datum. Er is nog geen factuur die de dienst zelf opmaakt of verstuurt: vraagt de opdrachtgever erom via info@meerstaat.nl, dan stuurt Meerstaat de factuur met btw-specificatie toe.
Artikel 7. Duur, opzegging en gevolgen van beëindiging
7.1De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd en is maandelijks opzegbaar. Opzegging kan via de dienst of via info@meerstaat.nl.
7.2Opzegging stopt toekomstige incasso's. De al betaalde periode loopt gewoon uit; over die periode vindt geen restitutie plaats.
7.3Tot het einde van de overeenkomst en gedurende 30 dagen daarna kan de opdrachtgever de klantgegevens exporteren als CSV. Foto's blijven gedurende die periode via de app toegankelijk.
7.4Na afloop van de termijn in lid 7.3 verwijdert Meerstaat de klantgegevens, met uitzondering van gegevens die Meerstaat wettelijk langer moet bewaren, zoals de financiële administratie (7 jaar fiscale bewaarplicht). Meerstaat houdt geen eigen back-ups aan, dus er is geen kopie waaruit verwijderde gegevens later alsnog tevoorschijn komen en dus ook geen termijn waarop zo'n kopie verloopt.
7.5Meerstaat mag de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van ten minste drie maanden als Meerstaat de dienst als geheel staakt. De exporttermijn van lid 7.3 geldt dan onverkort.
7.6Voor een account waarvan de proefperiode is verstreken zonder dat een betaalmandaat is ingesteld, geldt geen opzegging en dus geen einddatum in de zin van lid 7.3. Zo'n account en de klantgegevens erin blijven bewaard totdat de opdrachtgever om verwijdering vraagt. Meerstaat ruimt het niet uit zichzelf op: er draait geen opruimtaak en er verloopt niets vanzelf, dus er gaat ook geen aankondiging van verwijdering uit.
7.7Een verzoek tot verwijdering doet de opdrachtgever via info@meerstaat.nl, vanaf het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Meerstaat verwijdert het account dan binnen 30 dagen na het verzoek, inclusief alle bonnen, foto's, miniaturen, klussen, leden, API-sleutels en webhook-instellingen. Alleen de financiële administratie blijft staan zolang de fiscale bewaarplicht dat eist (lid 7.4). Meerstaat bevestigt de verwijdering per e-mail vanaf info@meerstaat.nl. Dat is een bericht van een mens, geen automatische mail uit de dienst: zie lid 6.4.
Artikel 8. Intellectueel eigendom en klantgegevens
8.1Alle rechten van intellectueel eigendom op de dienst, de software, de huisstijl en de documentatie berusten bij Meerstaat of diens licentiegevers. De opdrachtgever krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de dienst voor eigen bedrijfsvoering.
8.2De klantgegevens blijven van de opdrachtgever. Meerstaat verkrijgt daarop geen ander recht dan het recht die gegevens te verwerken voor het leveren van de dienst, conform de verwerkersovereenkomst.
8.3Meerstaat mag geaggregeerde, niet tot de opdrachtgever, medewerkers of eindklanten herleidbare gebruiksstatistieken gebruiken om de dienst te verbeteren.
Artikel 9. Aansprakelijkheid
9.1De totale aansprakelijkheid van Meerstaat wegens een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad is per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als een gebeurtenis geldt) beperkt tot de vergoedingen die de opdrachtgever in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis voor de dienst heeft betaald, exclusief btw.
9.2Meerstaat is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en schade door verlies van gegevens voor zover de opdrachtgever die schade had kunnen beperken door beschikbare exports te gebruiken.
9.3De beperkingen in dit artikel gelden niet voor schade door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Meerstaat, en niet voor zover dwingend recht aan beperking in de weg staat.
9.4Een vordering tot schadevergoeding vervalt als de opdrachtgever die niet binnen 12 maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij Meerstaat heeft gemeld.
9.5De opdrachtgever vrijwaart Meerstaat voor aanspraken van derden, waaronder medewerkers en eindklanten van de opdrachtgever, die verband houden met een schending door de opdrachtgever van de verplichtingen uit artikel 5, tenzij de aanspraak het gevolg is van een tekortkoming van Meerstaat.
Artikel 10. Overmacht
10.1Meerstaat is niet gehouden tot nakoming van een verplichting als dat onmogelijk is door overmacht. Onder overmacht valt onder meer: storing of uitval bij hostingleveranciers en andere toeleveranciers (waaronder de in de verwerkersovereenkomst genoemde subverwerkers), stroom- of internetstoringen, DDoS-aanvallen en andere cyberaanvallen die ondanks redelijke beveiliging optreden, en overheidsmaatregelen.
10.2Duurt de overmacht langer dan 30 dagen aaneengesloten, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder verplichting tot schadevergoeding. Al betaalde vergoedingen voor de periode na beëindiging worden dan terugbetaald.
Artikel 11. Wijziging van deze voorwaarden
11.1Meerstaat mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen kondigt Meerstaat ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding aan via e-mail of via de dienst.
11.2Is de opdrachtgever het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan kan de opdrachtgever de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Gebruikt de opdrachtgever de dienst na die datum, dan gelden de gewijzigde voorwaarden.
Artikel 12. Verwerkersovereenkomst
12.1Voor de verwerking van persoonsgegevens in opdracht van de opdrachtgever (waaronder gegevens van medewerkers en eindklanten, foto's, GPS-locaties en tijdstempels) is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en is Meerstaat verwerker.
12.2De verwerkersovereenkomst is als bijlage onlosmakelijk onderdeel van de overeenkomst en wordt geaccepteerd samen met deze voorwaarden. Bij strijd tussen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst gaat de verwerkersovereenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillen
13.1Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
13.2Geschillen die partijen niet in onderling overleg oplossen, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Oost-Brabant, het arrondissement waarin Meerstaat is gevestigd.